議事録作成が約5分に。スマホが使えない院内でも、ICレコーダーで回す坂総合病院のtoruno活用術

羽渕様：私は管理職としてさまざまな相談が集まる立場で、出席する会議も非常に多くなります。院内の多種多様な会議の記録は、私自身も含め、事務系職員が担っています。議事録や報告書の作成には、かなりの時間がかかっていました。

佐藤様：時間だけでなく、記録の質にも課題がありました。各部門の管理者が集まる会議などでは議事録係を交代制にしていたため、担当者によって記載のボリュームにばらつきがあり、決定事項だけが簡単に記載されるケースもありました。そのため、後から確認した際に議論の経緯や判断理由が分からないこともありました。

特に困っていたのが、5年ごとに策定する中長期計画の会議です。院長をはじめ10名ほどが集まり、長いときは5〜6時間に及びますが、記録係はその間ずっと手で打ち込み続けなければなりませんでした。本来は会議の参加者として意見を求められる立場であっても、記録に追われて議論に集中したり発言したりすることが難しく、負担も非常に大きい状態でした。

佐藤様：リコーさんのイベント「RICOH Value Presentation」へ足を運んだ際に、torunoが実際に動いているデモを見たのがきっかけです。専用のiPhoneアプリ、ICレコーダー、その場にあるパソコンと、機材を選ばずに録音できる点が便利だと感じました。院内ではスマートフォンに自由にアプリを追加できない環境もあるため、利用する機材や端末を選ばずに運用できる点は大きな魅力でした。他社製品は専用機器と要約機能が一体になったものが多い印象で、それと比べて使い方に広がりがあると思いました。

佐藤様：個人向けのスマートフォン用アプリで、録音・要約ができる他社アプリと比較しました。同じ会議をそれぞれで記録して要約結果を見比べると、出来栄えはまったく違いました。他社のアプリは日本語として不自然な部分が目立ちましたが、torunoは1回目から自然で読みやすい要約が出てきました。

また、病院として正式に契約する以上、個人のアプリを業務で使うのは管理上好ましくありません。torunoならアカウントを発行して利用者を管理できるため、その管理のしやすさも選定理由の一つになりました。

羽渕様：経営層も参加する病院の最上位の会議である管理部会議（約20名・月2回）をはじめ、事務の管理者が集まる事務部長会議（約8名・月数回）、看護師長・放射線技師長など各部門の役職者が集まる全体職責者会議（約40〜45名・月1回）で使っています。参加人数に幅はありますが、どの会議でも問題なく使えています。

そのほか、救急委員会や手術室運営委員会といった診療系の委員会でも活用が始まっています。事務職員が入れない委員会では、これまで議事録を書ける人がいないこともありました。今は録音さえすれば誰でも確実に記録を残せるため、その場にいる看護部の職員が録音し、あとから代表者がtorunoで議事録を作成しています。

職員との面談でも、本人の了承を得たうえで録音しています。面談内容は文書で双方が確認する必要があるため、文字起こしした記録をもとにお互いが内容を確かめ、そのまま記録として残しています。面談後の記録作成の負担を減らせるだけでなく、「言った・言わない」といった認識のずれを防ぎながら、双方が納得できる形で記録を残せるようになりました。

羽渕様：ICレコーダーで録音し、後からパソコンでtorunoにアップロードして文字起こし・要約する使い方が中心です。院内で支給しているスマートフォンは、MDM（モバイル端末管理）の制約でアプリを追加できないためです。また、そもそも管理職にしか支給されていないという事情もあります。

以前はパソコンを持ち込み、打ち込みながら会議に出ていましたが、今はICレコーダーだけを持って会議に行き、戻ってから文字起こしを確認するという手軽な流れになりました。職場によっては、インターネットにつながる端末がなかったり、操作に不慣れな職員がいたりしますが、録音さえしてもらえれば、取り込みは登録している職員が代わりに行えます。

佐藤様：同じです。40名の会議でも、特別な集音機材などは用意していません。室内のマイクを回して話してもらえば、ICレコーダー1台で十分に拾えます。大人数の会議でも特別な機材を準備する必要がなく、院内にあるICレコーダーだけで運用できています。ICレコーダーは院内の共用備品として、事務管理者室・看護部・医局事務・総務課などに配置し、必要な職員が借りて使っています。同じ時間帯に録音したいという要望が増えたため買い足し、今では5台ほどになりました。

羽渕様：まず実感しているのは、時間の短縮です。1回あたり30〜40分かかっていた議事録作成が、今は誤変換や聞き違いを見直す程度の5分ほどで出来上がります。以前とはまったく違います。

佐藤様：議事録の質も本当に良くなりました。以前は担当者によって「決裁した」の一言だけで済ませている議事録もありましたが、今はどういう理由でそうなったのかまで残るようになり、記録の質が均一化されています。

会議の後で、誰が何を話したのかを振り返れるようになったのも大きいです。以前は文字だけ打っていると「これは誰の発言だったか」と分からなくなることがありました。今は会議ログを見れば発言者を確認できるため、議論の経緯や意思決定の背景を後から振り返りやすくなりました。

佐藤様：丸一日かかる会議の内容をすべて書き起こしてまとめようとすると、以前は翌日また丸一日かかっていました。

torunoを使い始めてからは、まず会議中に記録を取り続ける必要がなくなりました。以前は記録に追われて発言まで手が回らないこともありましたが、今は会議の参加者として議論に加われるようになっています。

会議後は、帰宅前にICレコーダーの音声ファイルをアップロードしておくだけで、翌朝には議事録のまとめまで終えられるようになりました。私が手を動かすのはアップロードの実行くらいで、作業時間は数分程度です。

翌日も同じ会議の続きがあったため、冒頭で「昨日の結果はこうでした」と前日のサマリーを共有し、そこから議論を再開できました。これは大きな変化でした。

羽渕様：院内では、一般職員の中からも使いたいという声が出てきています。まずはICレコーダーで録って残す文化を根付かせ、少しずつ利用者を広げていきたいと考えています。院外でも、会議の多い他の病院の事務長さんたちに、使ってみてはどうかと紹介しています。同じ悩みを持つ医療機関にも、広がっていけばうれしいです。

佐藤様：広げることに加えて、使い方も深めていきたいところです。議事録は整ってきたため、次は会議をもっと「生きたもの」にしたいと考えています。残課題はすでにしっかり出力され、医師の先生方からも分かりやすいと好評です。今後はプロンプトを工夫し、アクションリストや次回への引き継ぎ事項、担当者まで要約に入れていくつもりです。その先、会議で決まったことを次の業務につなげる仕組みまでできれば理想的です。