全社展開を実現！社内会議から社外の現場まで様々なシーンで使われるtoruno活用術

濱永様：元々別の文字起こし・議事録作成サービスを入れていたのですが、料金プランや機能面で気になる点がありました。文字起こしツールにあまりコストをかけたくないという方針のもと、改めて比較検討することにしました。

濱永様：リコージャパンの営業さんからのご紹介がきっかけです。決め手は大きく2つありました。1つは、文字起こしテキストをダウンロードして生成AIにインプットできること。文字起こしした後、その情報をどう活用するかが重要だと思っていたので、ここが一番の決め手でした。もう1つは、音声データを証拠として残せること。例えば重要な社内会議などでは、これまで文字起こしとは別に録音を用意していた経緯があったので、その二度手間をなくせたのが大きかったです。

コスト面でも、録画機能付きのツールだと容量が膨大になり課金プランも高くなりがちですが、torunoは必要な機能が揃いつつ料金が手頃だったことも、決め手の一つでした。

セキュリティ面については、担当の方から詳しくご説明いただいた上で、こちらでもセキュリティ対策の内容を全般的に確認しました。リコーさんということで信頼感もあり、問題なく導入を進めることができました。社内承認自体もスムーズで、まずは部門単位で導入し、好評だったのでそこから全社展開へと広がっていきました。

中野様：以前はiPhoneのアプリで録音したものを地道に聞いて議事録を作成していました。torunoを使い始めてから、社内会議は基本的にtorunoで記録するようにしていて、自分の備忘録程度であれば1時間程度、共有が必要な会議だとその倍くらいかかっていたものが、10分から30分くらいまで削減されました。記録自体をしていなかった頃は、常に議事録を作成しなければという意識を持ちながら会議に対応していたので、その心理的な負担もかなり緩和されました。

土持様：新規事業開拓では、土地取得に関わる方々とお話しする機会が多くあります。その際は、できるだけメモを取らないようにしています。ノートやペンを出すことも控えています。関係者との対話は信頼関係が前提となるため、相手の顔を見て話すことを大切にしています。メモを取っていると、『本当に話を聞いてくれているのか』と不安に感じさせてしまう可能性があるからです。そういう場面では、録音の了解を得られた場合のみtorunoで録音させていただいています。私はスマホを紐で首から掛けているので、ボタン一つで立ったままでもすぐ録音できます。集音面でも大きな問題はありません。たとえば、屋外でヒアリングする場面でも、問題なく活用できています。

社外対応全般で感じるのは、記録にかかる時間と手間が大きく変わったことです。専門用語が飛び交う場面でも正確に記録できるので、以前は外出先での会議後、記録作成・報告までに半日近く使ってしまうこともありましたが、torunoを使うと1時間かからないくらいで終わるようになりました。また、社外対応では資料を持って行かなければいけないので、そこに筆記用具とメモがなくなるだけでも負担が大きく変わります。スペースが小さい場所では、スマートフォン一つで済むのは非常に助かっています。

中野様：直近でベトナム出張があったのですが、現地でもiPhoneのアプリで録音したものをアップロードできて、オフラインでも活用できたのが大きかったです。日本語・英語・ベトナム語が飛び交う会議でも、日本語部分の文字起こしをしっかり活用することができました。場所を問わず使えるというのは、本当に助かっています。

中野様：重要な電話のときは、スピーカーにして自分の声も相手の声も拾いながら記録することもあります。また、出張でその場にいないメンバーへの共有にも役立っています。後から『あの会議どうだったの』と聞かれても、torunoの会議ログをそのまま共有するだけで済むようになりました。

土持様：外出先から戻って上司に報告する際、打合せの流れを正確に伝えられる点で助かっています。

また、資料の修正指示を受ける場面でも効果を感じています。『ここの文言はこう書き直して』といった指示が多い場合や内容が長い場合でも、torunoで記録を残しておくことで、一語一句を正確に確認できます。

後から記録を見直しながら作業できるため、認識のズレが起きにくくなり、指示内容にも確実に対応できるようになりました。

また、様々な意見が飛び交う打合せでも、会話をしっかり記録しているので、会議が終わった後に文字起こしテキストをAIに投げ込んで内容を整理したり、後から聞き直して確認したりすることができます。決定の経緯までちゃんと残せるのは、思った以上に大きな価値だと感じています。

濱永様：便利になるだけでなく、業務の正確さが上がるところが大きな価値だと思います。記録が証拠として残ることで、業務の品質も上がります。まだそういった環境が整っていないなら、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。

中野様：操作が簡単なので、ITツールに不慣れな方でもすぐ使えます。また、議事録をゼロから作ると「完璧なものを仕上げなければ」という心理的な負担がありますが、torunoで作っている前提が共有されていると、作る側も共有される側も気軽に取り組めるようになります。

土持様：記録したいと思う瞬間はその一瞬なので、ワンタップで撮れるのは本当に助かります。その場の会話を正確に記録しているので、後から曖昧な記憶に頼らず業務を進められるようになりますよ。入社したばかりの人たちにも、ぜひ使っていただきたいです。