面接後の作業時間を半減しつつ、質の高いフィードバックを実現。リコージャパン人事センターに聞く、社内面接でのtoruno活用術

小林さん：面接では、受審者への合否結果とともに、優れている点、伸ばしてほしい点をフィードバックコメントとしてお渡ししています。これまでは面接官がメモや記憶を頼りにフィードバックコメントを作成し、人事で取りまとめて本人に伝える、という流れでした。

中村さん：面接官は1日に5〜7名の面接を担当しているため、応募者一人ひとりの話を丁寧に聞いていても、面接終了後には発言の細かな内容を思い出すのが難しくなることがありました。また、面接後に作成するフィードバックシートについても、記憶をたどりながら内容を整理する必要があり、作成に大きな負担がかかっていました。

小林さん：私自身、以前はセールス部門を担当していて、部門内でtorunoの拡販キャンペーンにも携わっていたので、torunoのことは知っており、AI要約機能がリリースされたタイミングで、面接での活用を本格的に検討し始めました。

小林さん：比較したツールの多くは、管理者であれば全ての記録を閲覧できてしまう仕様でした。しかし人事センターで扱う情報は、個人の評価に関わる機微な内容も多く含まれます。そのため、閲覧権限を適切に制御できることが重要な条件でした。

torunoは専用テナントを用意することで、関係者以外は閲覧できない運用が可能です。こうした高いセキュリティ性と情報管理のしやすさが、導入を決めた最大の理由でした。

さらに、音声認識の精度が高かったことも大きな決め手でした。対面の面接では、面接官の手元に置いたスマートフォンで録音しており、受審者とは1.5メートル離れていましたが、それでも問題なくクリアに音声を拾うことができました。

小林さん：面接ではtorunoで音声を記録し、AI要約機能を活用して発言内容を整理したテキストを生成しています。その内容を面接官に共有し、フィードバックコメントの作成に役立ててもらっています。

小林さん：最も大きな効果は、面接官の負担軽減です。これまでは記憶やメモを頼りにフィードバックを作成していましたが、現在はAI要約で整理された内容を確認しながら作成できるため、作業がスムーズになりました。

フィードバック作成にかかる時間も、1人あたり15分から、7〜8分程度へと半減しています。当センターでは約300名の面接を実施したため、この効果を積みあげると審査期間全体で35〜40時間程度の工数の削減につながっています。

中村さん：面接官からは、『メモを取ることに気を取られなくなり、受審者の表情や発言そのものに集中できるようになった』という声を多く聞いています。以前は話を聞きながらメモを取ることにも神経を使っていましたが、現在はその負担が大幅に軽減されました。面接という本来の業務に集中できるようになった効果は大きいと感じています。

中村さん：昨年までと比べて、フィードバックコメントの内容はかなり具体的になったと感じています。今はAI要約を確認しながら作成できるため、面接中の発言やエピソードをより正確に反映できるようになりました。

その結果、受審者の強みや課題が伝わりやすくなり、成長につながるフィードバックを提供できるようになったと感じています。

小林さん：面接結果を一定の形式で整理できるよう、独自のプロンプトテンプレートを作成して活用しています。面接シートの評価項目に沿って整理したテンプレートです。このテンプレートを使用することで、面接で話す順番が前後しても、評価項目の順番に沿ってAI要約が整理して出力してくれます。

他の生成AIを使った場合は、聞いた順番のままでしかまとめてくれず、あとから並べ替える作業が発生していました。torunoではその手間がなくなったので、本来注力したい分析業務に時間を使えるようになりました。

小林さん：審査運営側では、面接内容を後から振り返りたい場面がよくあります。以前は面接官と同様に事務局側で記録していたメモが頼りでした。torunoでは、文字起こしテキストをキーワードで検索し、該当箇所から、すぐに音声を聞き直せます。

必要な情報に素早くたどり着けるので、確認作業の効率が大きく向上しました。事務局としても、審査運営の効率化につながったと感じています。

小林さん：特に、人事部門のように機微な情報を扱う部門との親和性が高いと感じています。評価や面談記録など、関係者以外には見せたくない情報を安全に管理しながら活用できる点は大きな魅力です。人事業務を支えるツールとして、社内でもさらに活用の幅を広げていきたいと考えています。

中村さん：torunoは、様々な面接・面談業務で活用できるツールだと思います。新卒採用やキャリア採用はもちろん、1on1や人材育成面談など、対話内容を振り返りながら質を高めたい場面とも相性が良いと感じています。

面接官の負担軽減だけでなく、フィードバックの質向上にもつながるため、同じような課題を抱える多くの企業や部門にご活用いただけるのではないでしょうか。